Eventregie en projectmanagement | Jan Siep van den Bos

Jan Siep van den Bos in de rol van eventregisseur

Wanneer eventregie helpt

Veel betrokkenen. Eén gezamenlijk verhaal.

Eventregie is waardevol wanneer:

er wel een ambitie en datum zijn, maar nog geen helder concept;
de organisatie tijdelijk extra projectkracht nodig heeft;
meerdere partners, sponsors of afdelingen moeten samenwerken;
inhoud en productie nog onvoldoende op elkaar aansluiten;
sprekers, interviews en publieksinteractie één duidelijke lijn nodig hebben;
iemand overzicht moet houden zonder alles zelf over te nemen.

Ik ben geen klassiek evenementenbureau met een standaardpakket. Ik werk naast je eigen mensen en leveranciers en pak precies de verantwoordelijkheid die nodig is.

Wat ik kan oppakken

Regie op inhoud, samenwerking en uitvoering

doel, doelgroep en succescriteria aanscherpen;
concept en programma-opbouw ontwikkelen;
sprekers, gasten en panelleden benaderen en briefen;
partners, sponsors en stakeholders verbinden;
draaiboek, verantwoordelijkheden en beslismomenten bewaken;
afstemmen met locatie, techniek, catering en communicatie;
scripts, interviews en podiumovergangen voorbereiden;
de uitvoering op de dag coördineren;
evalueren en afspraken voor een volgende editie vastleggen.

Werkwijze

Vier overzichtelijke fases

Richting

Wat moet het event voor organisatie en publiek opleveren? We brengen doel, kaders, budget, mensen en beslissingen in beeld.

Ontwerp

We bouwen de inhoudelijke lijn, het programma en de beleving. Daarbij bepalen we welke partners en middelen echt nodig zijn.

Productie

Taken, planning, leveranciers, sprekers, communicatie en draaiboek komen samen. Iedereen weet wat hij moet doen en wanneer een besluit nodig is.

Uitvoering en evaluatie

Op de dag zelf houd ik overzicht en korte lijnen. Na afloop leggen we vast wat werkte, wat beter kan en welke contacten of acties opvolging nodig hebben.

Combinatie met podiumrol

Eén persoon die voorbereiding én podium begrijpt

Bij sommige events combineer ik eventregie met de rol van dagvoorzitter of presentator. Dat kan veel snelheid en samenhang geven, zolang taken en verantwoordelijkheden vooraf goed zijn verdeeld. Bij grotere producties werk ik liever met een aparte productieleider, zodat ieder onderdeel de aandacht krijgt die het verdient.

Waar loopt je event nu op vast?

Een eerste gesprek kan gaan over een compleet event, maar ook over één onderdeel dat nog geen eigenaar heeft.

Plan een projectgesprek